英語での会議議事録はどう書く！？テンプレートとリスニング強化法を紹介

• 海外の役員の英語を話すスピードが速く、決定事項が聞き取れないまま会議が終了してしまった…。

そんな苦い経験はありませんか？ 

英語会議の議事録は、決定事項と責任を形として残す、ビジネスに欠かせない書類です。聞き漏らしがあると、後になって「言った・言わない」の泥沼に発展しかねません。

この記事では

• 英語会議議事録の基礎知識
• 英語会議議事録の実践テンプレート
• 聞き取り精度を飛躍させる学習法

など、英語会議を制する方法を体系的に解説します。

英語会議の議事録作成が苦手な方、ビジネスに役立つ議事録が作れるようになりたい方は、ぜひご一読ください。

英語会議の議事録とは何か

英語会議の議事録は「いつ/誰が/何を決め/いつまでに実行するか」を文書として残すもの。日本語での議事録とは構造も作成プロセスも異なり、結論先行＋アクション重視が鉄則です。

まずは目的とフォーマットの全体像を押さえましょう。

議事録の定義と目的

議事録（minutes）は、会議の進行記録ではなく意思決定プロセスの証拠です。

これらの機能があるため、議事録の精度はガバナンスと納期リスクを同時に左右します。

英語議事録と日本語議事録の違い

日本語は「背景→詳細→結論」の順で書く傾向がありますが、英語議事録は「結論→根拠→次アクション」の構造が標準的です。

例えば

The team approved a budget increase of $50 k to accelerate Phase 2.

のように決定内容を先に示します。

背景説明は箇条書きで添える程度に留めると、非ネイティブでも読みやすくなります。また主語は固有名詞や役職名を一貫して使用し「誰がやるか」「誰が決めたのか」を曖昧にしないことが重要です。

英語会議議事録の重要性

議事録は「情報共有コストを最小化し、責任を明確にする」ビジネスシーンで欠かせないものです。正確さと即時性がプロジェクト成否を左右することもめずらしくありません。

企業や業界によっては日本より会議頻度が低く、議事録が情報共有の要となっていることも多いです。英語会議議事録の重要性を解説します。

会議内容を正確に記録するメリット・重要性

会議の議事録を正確に記録するメリットは、主に以下の3つです。

正確な議事録は“保険料”として、訴訟費用や手戻りコストを大幅に抑えてくれるのです。

つまり議事録は「情報共有コストを最小化し、責任を明確にする」ビジネスインフラとも言えるもので、正確さと即時性がプロジェクト成否を左右すると言っても過言ではありません。

次項からご説明する英語圏での会議議事録の作成の仕方を参考に、正確かつ伝わりやすい議事録を作成しましょう。

英語議事録作成の基本ステップ

「背景→詳細→結論」の順で書くことが多い日本と違い、英語議事録は「結論→根拠→次アクション」の構造が標準的です。

英語議事録作成の方法を解説します。

会議前の準備：アジェンダと参加者リストの確認

会議前・中・後の3フェーズでタスクを分けると、作業効率と精度が劇的に向上します。

会議通知を受け取ったら、まずアジェンダから議事録の枠を先に作成しましょう。

各議題番号や会議の議題を下書きし、参加者リストを最上段に貼り付けておくなど議事録の枠を作成しておくことで、会議中は議論への参加と記録に集中できます。

また、専門用語や略語を事前リスト化しておくと聞き取りミスを減らせます。

会議中の記録術：リアルタイム記録 vs 録音起こし

会議中の記録術としては、以下の2つがあります。

手法	概要	メリット	留意点
① リアルタイム入力	キーボードや手書きで、発言のキーワードを“タイムスタンプ付”で走り書き。	・会議終了直後に速報版を共有できるので意思決定が止まらない。 ・発言直後にメモするため、ニュアンスを失いにくい。	・入力に集中するぶん、発言の細部を聞き逃しやすい。 ・タイピングが遅い人には負荷が高い。
② 録音＋AI文字起こし	Zoom録画やTeamsトランスクリプトをエクスポートし、AIで全文書き起こし。	・話者ごとの発言を後から精査でき、聞き漏れを削減。 ・専門用語や数字を正確に拾える。	・生成された原稿は句読点や誤認識を必ず手作業で修正する必要がある。 ・ファイル共有ポリシーによっては録音が制限される場合も。

理想は①と②のハイブリッドです。

この3ステップなら「速報性・正確性・共有スピード」の三拍子がそろい、次アクションへの移行が滑らかになります。

会議後の整理とレビュー：要約と校正のコツ

会議が終わったら、すみやかに議事録を整理・レビューし関係者へ提出します。

要約と校正は以下3ステップで行います。

ステップ1：要約の黄金ルール

決定事項を最上段に — 誰が読んでも一目で結論が把握できる構成に。

Discussion（議論経緯）は3行以内 — “Why” を簡潔に残すだけで十分。Actionアイテムは「担当者＋期限」必須 — Jane Lee → Draft due May 30 のように書き、タスク漏れを防止。

ステップ2：校正は「Proofreading Checklist」で機械的に

以下のようなチェック表を用意しておくと、5分の見直しで致命的なミスを潰せます。

チェック項目	確認ポイント	具体例
① 名前表記の一貫性	フルネーム/イニシャルを混在させない	“John Doe” と “J. Doe” が混ざっていないか？
② 日付・時刻フォーマット	すべて同じフォーマットか	“May 30, 2025” を “30/05/25” と併用していないか？
③ 動詞の時制	過去形で統一されているか	“approve” が “approved” になっているか？
④ 数字・単位	桁区切りと単位の表記統一	“5 k” と “5,000” が混在していないか？
⑤ ハイライト＆リンク	参考資料やURLが正しいか	添付ファイル名とリンク先が一致しているか？

ステップ3：フィードバック→確定版の流れ

ドラフトを“編集可”で共有（Google Docsなど）します。24時間以内に参加者へコメント依頼をし、誤解があればすぐに修正しましょう。

修正後は速やかに確定版をPDF化して保存します。

この3段階プロセスを毎回ルーティン化すれば、議事録の品質はブレず、後日の「言った・言わない」論争を未然に防げます。

英語議事録に役立つ表現・テンプレート集

苦手意識を持つ人が多い英語会議の議事録作成ですが、テンプレートを知り頻出の表現や単語をおさえることで、かなり楽に作成できるようになります。

ここでは最頻出フレーズと汎用フォーマットを紹介します。

汎用フレーズ：議事録や会議でよく使う英語表現

用途	例文	説明
開始	The meeting commenced at 09:00 AM.	Commence は「開始」をフォーマルに言う定番動詞。
決議	It was resolved that…	“決議された”を示し、株主総会でも使える硬い表現。
保留	The issue was tabled until next session.	“棚上げ”を意味する北米表現。英国では逆の意味になるので注意。
次回	The next meeting is scheduled for 6 June, 14:00.	“Schedule” を動詞で使い、具体日時を必ず添える。

テンプレート例：アジェンダ記載/発言者別記録/決定事項/次回予定

英語での会議議事録のテンプレートは以下の通りです。

この骨格をコピーし、議題ごとに「Discussion/Decision/Action」の3段落で埋めていくと、誰が読んでも迷わない議事録になります。

英語議事録作成に求められるリスニング力

議事録精度は“聞き取れた情報量”に比例します。仮に議事録の書き方などがわかっていても、会議の内容を聞き取れなければ正確に議事録を書くことはできません。

英語会議の議事録作成には、「リスニング力」が求められます。リスニング力が議事録作成に与える影響と、リスニング力向上のための学習法を解説します。

リスニング力が議事録の精度に与える影響

OECD PIAAC調査は「読解力＋口頭理解力が高い社会人ほど生産性が有意に高い」と結論づけています。

議事録作成は、まさにその高度な情報処理スキルを“即時に文字へ落とし込む”タスクです。発言を一部でも聞き漏らすと、

• 決定事項を取り違え、後工程で手戻りが発生
• 課題やリスクの認識ズレが蓄積し、納期遅延を招く
• 「言った・言わない」論争で関係者の信頼を失う

といったことが起こり得るもの。

例えば大切な1文を聞き逃すと、タスクの担当者の仕事が増えたり納期が遅れたりするリスクがあります。

逆にリスニング力を鍛え会議の内容を正確に理解できれば、議事録品質は跳ね上がり、プロジェクト全体の速度と正確性が加速します。

リスニング力向上のための学習メソッド

英語会議を“聞いて書ける”状態にするには、インプットとアウトプットが連動する学習が不可欠です。

以下の学習メソッドを取り入れ、リスニング力を向上させましょう。

シャドーイングで音声知覚を自動化する

【シャドーイングとは】
流れてくる英語音声の1〜2 語後を、影のように追いながら発話するトレーニングです。スクリプトを見ずに “聞く→即まねる” を繰り返すことで、音を聞いて即座に単語・フレーズとして捉えられるようになります。

【シャドーイングの効果】

• 音声知覚スピードUP
  音と意味の結び付けが自動化され、聞き取りの瞬発力が向上。
  
• 発音・イントネーション改善
  ネイティブのリズムや発音を再現する過程を通じて、発声が自然になる。

【簡単な説明】
シャドーイングは音声知覚向上に大きな効果を発揮するメソッドです。音声知覚が向上することで意味理解に余裕がうまれ、リスニング力が向上します。

またネイティブ音源の完全再現を繰り返すことで、発音やリズムといったものに慣れることができるのもメリットです。

1日30分でも継続すれば、徐々にでも確実に実力が向上するでしょう。

パラフレーズ音読で議事録を素早くまとめる力をつける

【パラフレーズ音読とは】
英文を声に出して読み上げた直後、その意味を保ったまま語句や構文を変えて“自分の言葉”で発話する練習法です。例えば*“Profits soared last quarter.” を読んだらすぐに “We saw a sharp increase in earnings.”と置き換えて口にするイメージ。読む・理解する・言い換える・話すの四つのプロセスを一息で回すため、情報処理と発話のスピードが同時に鍛えられます。

【パラフレーズ音読の効果】

• 表現バリエーションの拡充
  同義語や別構文を繰り返し使うことで、類語ネットワークが広がり語彙の引き出しが豊かになる。
  
• 瞬間文章生成力の強化
  文章を頭の中で再構築する癖が付き、会議や討論で“言い換え”が瞬時にできる。
  
• 議事録・要約作成の高速化
  聞いた内容を即座に簡潔な別表現へ落とし込む力が付くため、会議直後のドラフト作成時間が短縮。

パラフレーズ音読は「理解→再構築→発話」を一気に行うため、英語情報を瞬時に要約・再発信する筋力を養えます。

議事録作成やディスカッションで求められる“素早い言い換え”も自然に身につくので、パラフレーズ音読を続けるだけで会議後のまとめ作業が驚くほどスムーズになります。

まとめ｜シャドテンで英語会議を聞き取れるリスニング力を養おう

英語会議議事録は、「情報共有コストを最小化し、責任を明確にする」、ビジネスシーンに欠かせないものです。難しそうと思われがちな英語での議事録作成ですが、前述したテンプレートや書き方を理解すればかなり作成しやすくなります。

一方で、どれだけテンプレートや書き方をおさえても、実際に会議の内容を理解する力＝リスニング力がなければ、正確な議事録の作成は難しいもの。

リスニング力を向上させ、英語会議を聞き取れるリスニング力を養いましょう。リスニング力向上におすすめなのが、シャドーイングに特化したアプリ「シャドテン」です。

シャドテンには以下のような特徴があり、継続することで英語会議が格段に聞き取りやすくなります。

【シャドテンの特徴】

特徴	英語会議で得られるメリット
① 毎日プロ添削で“聞き漏らしゼロ”を実現	専門コーチが 音声変化・抑揚・数字の聞き取りまで細かくフィードバック。固有名詞や数値を正確にキャッチできる耳が養われ、議事録の抜け漏れリスクを大幅に削減。
② 1,000本超のビジネス会議教材	4つのアクセントx1000以上の教材があるため、自分のレベル&興味に合った教材で学習が可能。
③ ABループ＆速度調整で時短トレーニング	議事録で重要なキーワード区切りを耳で捉える力が短時間で身に付く。
④ LINE質問＋学習コーチング	会議直前に「この単語のリエゾンが聞き取りにくい」など疑問を即解決。忙しい社会人でも学習が途切れず、リスニング→議事録作成 の習慣を無理なく定着。

今なら7日間の無料体験も実施しているので、この機会にぜひ使いやすさを実感してください！

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