英語メールの返信はこれでOK！失礼なく伝える基本表現とテンプレート集

ビジネスでも日常のやり取りでも、「英語メールの返信」が必要になる場面は意外と多いものです。

「ご連絡ありがとうございますと伝えたい」「依頼を了承したい」「丁寧にお断りしたい」「返信が遅れたお詫びを書きたい」──いざ英語となると、最初の一文から手が止まってしまう方も多いのではないでしょうか。

この記事を読めば、

• 英語メール返信の基本構造
• シーン別そのまま使える返信テンプレート
• 相手との関係別失礼にならない表現の選び方
• 英語メール返信をスムーズにするためのコツ

などがわかりますよ。

英語メールの返信に時間がかかってしまう方や、「これで失礼になっていないか不安…」と感じる方は、ぜひ本記事を参考にしながら実務でそのまま使える表現とコツを身につけてください。

まずこれだけ押さえる！英語メール返信の基本構造

英語メールは、日本語に比べて論理と構造が明確です。

「誰宛なのか」「なぜ返信したのか」「何を伝えたいのか」を冒頭で整理するのが基本。ここを理解しておくと、格段に英語でもメールの返信がしやすくなります。

英語メールの返信の基本構造を見ていきましょう。

件名（Subject）

件名は要件が一目でわかることが重要です。

返信の場合は原則としてRe: + 元の件名でOK。メールスレッドを分断させないことが目的です。ただし、議題が変わった場合は件名も変更します。

例：

• Re: Meeting agenda for Project A
  （件名：プロジェクトAの会議アジェンダについて）
• Request for invoice details
  （請求書の詳細のご依頼）

件名は端的であるほど好印象です。長くなりそうな場合は主語や不要語を削って調整しましょう。

宛名（Greeting）

宛名は関係性によって変わります。

Dear Mr./Ms. 〜は最も丁寧でフォーマルです。顧客・初対面・役職者に適します。
Hi 〜は社内・親しい関係のときに適しています。メール文化では礼儀を保ちつつカジュアルな距離感を作れます。

例：

• Dear Mr. Brown,（ブラウン様）
• Hi James,（こんにちは、ジェームズ）

“Hey”は親しすぎ、ビジネスには不向きなので避けましょう。

本文の導入（Opening）

英語圏のメール文化では返信開始時に一言の感謝を添えるのが一般的です。日本の「お世話になっております」に該当する万能表現はありません。

以下のような表現を、状況や立場に合わせて使います。

例：

• Thank you for your email.
  （メールをお送りいただきありがとうございます。）
• I appreciate your quick response.
  （迅速なご返信に感謝いたします。）

短くても親切な表現です。相手の時間を尊重していることが伝わります。

締め（Closing）

締めの表現は親密度と距離感に応じて選びます。

例：

• Best regards,
  （よろしくお願いいたします／敬具）
• Kind regards,
  （どうぞよろしくお願いいたします）
• Sincerely,
  （敬具）

迷ったらBest regardsを使えば問題ありません。

署名（Signature）

必ず名前・役職・会社・連絡先を明記します。

署名がないメールは英語文化では“手抜き”に見えやすいため注意が必要です。

シーン別：そのまま使える英語メール返信テンプレート集

メールは状況次第で言葉の選び方が大きく変わります。

テンプレートを覚えておけば、単語やフレーズを変えるだけで対応しやすくなるため、ぜひしっかりと覚えておきましょう。

以下は実務で使いやすい英語メールの返信テンプレートです。

1. 返信が遅れたときの丁寧な返答

英語圏では謝罪は短く、状況を説明しすぎないのがマナーです。

例：

• Sorry for the late reply.
  （返信が遅れてしまい申し訳ありません。）
• Thank you for your patience.
  （お待ちいただきありがとうございます。）

“Sorry for my late reply”は誤りではありませんがやや不自然な印象を与えます。

行動ではなく結果に対して謝るのが英語の基本です。

2. 依頼に承諾する場合

“OK”は簡潔ですが場合によっては軽く聞こえます。主体性を示す文が信頼を築きます。

例：

• I would be happy to help.
  （喜んで対応いたします。）
• I will handle it by tomorrow.
  （明日までに対応いたします。）

期限の提示は非常に重要です。ビジネスでは「いつ」がない文は曖昧と判断されます。

3. 依頼を丁寧に断る場合

依頼を断るときは、感情ではなく条件で断るのがポイントです。以下の文面を使い、丁寧に断りを入れましょう。

例：

• Unfortunately, I am unable to…
  （残念ながら、〜には対応できません。）
• I appreciate your understanding.
  （ご理解いただけますと幸いです。）

“No.”だけの返答は絶対に避けましょう。相手との関係を壊します。

4. 相手の質問に回答する場合

質問に答える際は、できるだけ先に結論を示しましょう。

その後に説明をつけると、相手にとってわかりやすい文章になります。

例：

• Here are the details you requested.
  （ご依頼いただいた詳細は以下の通りです。）
• Regarding your question about 〜
  （〜に関するご質問についてですが、）

5. 添付ファイル・資料を送る場合

「添付します」の定型文は以下の通りです。

例：

• Please find the attached file.
  （添付ファイルをご確認ください。）
• I’m sharing the updated version.
  （最新版を共有いたします。）

ファイル名は、“document.pdf”より“ProjectA_Q4_Report.pdf”のように具体的にしておくほうが圧倒的に親切です。

6. 打ち合わせ/会議の日程調整

質問形・選択肢提示・JST表記の3点が基本です。

例：

• Could we schedule a meeting on 〜 ?
  （〜にミーティングを設定できますでしょうか？）
• Would 3pm JST work for you?
  （日本時間午後3時でご都合はいかがですか？）

時差は必ず明記します。特に複数の国にまたがるプロジェクトなどの場合、時差の表記をしておかないと後々トラブルとなることもあります。

相手別：失礼にならない返信の英語表現

相手との関係性で適切な返信表現は変わります。

日本語以上に「距離感の微調整」が大切です。相手別の失礼にならない返信の英語表現を見ていきましょう。

顧客・クライアント

常に丁寧・誠実・前向きが基本です。

例：

• Thank you for your continued support.
  （継続的なご支援に感謝いたします。）
• We appreciate your feedback.
  （ご意見をいただきありがとうございます。）

顧客に対して“Thanks”は軽すぎます。上記のような丁寧なフレーズを選びましょう。

上司や目上の相手

例：

• I will proceed as instructed.
  （ご指示の通り進めます。）
• Please let me know if you have any concerns.
  （ご懸念があればお知らせください。）

“Let me know”は指示を仰ぐ柔らかい表現。受動的ではないのがポイントです。

社内メンバーや同僚

外部へむけてのメールのような丁寧さは求められていません。簡潔で伝わりやすい文面を心がけましょう。

例：

• Thanks for the update.
  （更新ありがとうございます。）
• Let’s coordinate on this.
  （これについて連携して進めましょう。）

意思共有を促す“Let’s”はチームワークを象徴します。

目的別：英語メール返信でよく使う万能フレーズ

ここからは状況に依存しない汎用性の高い表現を紹介します。

自分の語彙としてストックしておくと、返信時にはもちろん、様々な場面に役立ちますよ。

受領・理解

例：

• I have received your email.
  （メールを受領いたしました。）
• I understand your point.
  （ご主張の内容を理解しました。）

理解を曖昧に伝える“I think〜”は誤解の元です。

保留・確認中

結論を先延ばしにするとき、期限の提示が必須です。

例：

• Let me confirm with my team.
  （チームに確認させてください。）
• I’ll get back to you by 〜.
  （〜までにご連絡いたします。）

“by Friday”と“on Friday”は意味が異なります。

謝罪・改善策

謝罪は短く → 再発防止が原則です。

例：

• We sincerely apologize for the inconvenience.
  （ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。）
• We are currently investigating the issue.
  （現在、問題を調査しております。）

原因の言い訳は基本的に不要です。信頼は次の行動で回復するよう努めましょう。

誤解を解消する

誤解を指摘する時は、相手を責めない構文を使います。

例：

• Let me clarify.
  （説明させてください。）
• To avoid any misunderstanding, 〜
  （誤解を避けるために、〜）

検討中を伝える

曖昧な“No answer”は失礼にあたります。進捗を示す文が必要です。

例：

• We are currently reviewing your proposal.
  （現在、ご提案内容を検討しております。）
• We will share our feedback shortly.
  （近日中にフィードバックを共有いたします。）

トラブル対応：失礼にならない大人の返信術

トラブル時は火種を広げないことが最優先です。

トラブル対応時に使える英語表現を見ていきましょう。

相手の怒りに寄り添う

例：Thank you for bringing this to our attention.
（この件をご共有いただきありがとうございます。）

怒りに直接言及しないのがポイントです。

問題提起への感謝を示すことで、冷静な姿勢が伝わります。

事実確認・改善策

例：We are currently investigating the matter.
（現在、この件について調査しております。）

責任の所在は確定まで触れないのが原則です。

“might be responsible”（〜が原因であるかもしれません）のような推測は避けましょう。

すぐ対応できない場合

例：We will update you by the end of the day.
（本日中に進捗をご報告いたします。）

すぐに対応できない場合は、必ずいつごろまでに返信が可能か書いておきましょう。

英語のビジネス文化では沈黙＝放置とみなされます。

催促（リマインダー）

例：Just a gentle reminder about 〜
（〜について軽くリマインドさせていただきます。）

“gentle”を入れることでやわらかい印象を与えられます。

催促は強制ではなく、共通の目的を確認する姿勢であることを忘れないようにしましょう。

英語で適切にメールの返信をするために必要な力

上記でご紹介したフレーズをおさえることで、英語でのメール返信は格段にやりやすくなります。

しかし適切に使いこなすには、ただ暗記するだけでは不十分です。英語で適切にメールの返信をするためにはリスニング力が不可欠である理由と、リスニング力向上の方法を解説します。

リスニング力が必要不可欠な理由

英語メールの返信は、単に“文章を入力する作業”ではありません。

多くの場合、会議やオンラインミーティング、上司との口頭指示など「音声で伝えられた情報」を受け取ったうえで返信内容を組み立てる必要があります。
つまり、相手が何を求めているのか、どの程度の緊急性なのか、誰が次のアクションを取るのか――その状況理解が前提になっているのです。

表現やテンプレートを覚えておくことはもちろん大切です。しかし、元の意図や背景が理解できていない状態でメールを書けば、文面は表面的なものになり、細かなニュアンスのズレを生む可能性があります。

例えば、会議で共有された課題が「確認依頼」なのか「対応依頼」なのかを聞き落とした場合、返信のトーンも行動計画も大きく変わってしまいます。

英語メール返信の力は、「書ける力」だけでは成立しません。

相手の言葉を音として理解し、文脈ごと把握するリスニング力が土台になっているのです。この土台があることで初めて、適切なフレーズを選び、失礼なく的確に返信できるようになります。

リスニング力を伸ばす最短ルート：シャドーイング

前述の通り、英語メールの返信を適切に行うには、状況や内容を理解するリスニング力が不可欠です。

シャドーイングを英語学習に取り入れ、リスニング力を効果的に向上させましょう。

このようにシャドーイングはリスニングだけでなくいくつものメリットがある学習法です。

英語でのコミュニケーションに悩んだことがある方は、ぜひシャドーイングを取り入れてください。

まとめ｜英語メール返信はテンプレ＋リスニングで一気にラクに

英語メールは失礼なく・明確に・誤解なく伝えるのが基本です。テンプレートを活用すれば、返信内容に悩む時間が劇的に減ります。

さらにリスニング力が備われば、メール作成は単なる「作業」ではなく「コミュニケーション」になります。

英語でのコミュニケーションを劇的に変えるアプリ「シャドテン」

英語メールの返信をスムーズにするためには、会議・指示・会話の内容を正確に聞き取る力が不可欠です。その力を最短で鍛えられるのが、シャドーイング特化型アプリ「シャドテン」です。

シャドテンでは、あなたのシャドーイング音声に対し、プロの講師が毎日フィードバックしてくれます。
英語特有の音の変化（リエゾン・弱形・脱落）を中心に、良かった点と改善点を具体的に指摘し、単に「できた・できない」ではなく、“どこをどう直すか”まで教えてくれるため、リスニング力が加速度的に伸びます。

教材は4つのアクセント・1000以上の素材があり、英語の学習目的やレベルにぴったりと合った教材でトレーニングできるのも魅力です。さらに、ABリピート・速度調整・スクリプトON/OFFなど、シャドーイングに必要な機能が完備しておりストレスなくトレーニングが進められます。

英語メールで悩む最大の原因は、「返信の表現とテンプレを知らない」こと、そして「相手の言葉が正確に聞き取れない」ことです。

表現やテンプレの学習と並行し、シャドテンでリスニング力を鍛えましょう。実務で通用する英語力が最短で身に付きますよ。

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