欠席を英語で正しく伝えるには？シーン別フレーズと使い方のコツを紹介

会議、クラス、商談――どんな場面でも避けて通れないのが「欠席」を伝える場面です。

「申し訳ありませんが欠席します」「急用のため参加できません」など、日本語では自然に言える表現も、いざ英語にしようとすると言い回しに迷ってしまう人は多いのではないでしょうか。

この記事を読めば

• 欠席を表す基本の英語表現とニュアンスの違い
• シーン別（会議・商談・授業・急用など）の自然な例文
• 丁寧に欠席を伝えるためのクッション表現

などがわかりますよ。

英語でスムーズに欠席を伝え、相手にも誠実さを感じてもらえるようになりたい方は、ぜひご一読ください。

欠席を伝える基本の英語表現

欠席の英語は一見シンプルですが、実際には「どれくらい丁寧に言うか」で大きく印象が変わります。

まずは欠席を伝える基本の英語をおさえ、シーンに合った伝え方を学びましょう。

ビジネスで使う「欠席します」の定番表現

 “attend（出席する）” や “join（参加する）” を使ったフレーズは、業界や国を問わず幅広く使える万能表現です。

また欠席の理由をつけ足すことで、より丁寧で誠意のある印象になります。

例：

• I can’t attend.
  （参加できません。）
• I won’t be able to join the meeting.
  （会議に参加することができません。）

これらは短いながらも丁寧で、ビジネスメール・口頭どちらでも違和感なく使える最も基本的な表現です。

フォーマル・カジュアルで変わる言い回し

欠席を伝える表現は「場面のフォーマル度」によって適切な言い方が変わります。

授業や友人との集まりなどカジュアルな場面では、軽いトーンのフレーズが自然ですが、ビジネスでは配慮や丁寧さをより強く示す必要があります。

特にメールではフォーマルな文体が求められやすいため、言い換えは必須です。例えば、授業を休む場合は次のような言い方が自然です。

I’m going to miss the class.
（授業を欠席する予定です。）

一方で、ビジネスでは次のようなフォーマルな言い回しが適切です。

I regret to inform you that I can’t attend.
（誠に残念ながら、欠席せざるを得ないことをお知らせいたします。）

前者はカジュアルで柔らかい印象、後者は丁寧さと配慮を感じさせる表現です。

「欠席」「遅刻」「辞退」の英語の違い

英語では、「欠席」「遅刻」「辞退」は明確に異なる概念として扱われるため、正しく使い分ける必要があります。

特にビジネスシーンでは、ニュアンスの違いが相手の受け取り方に直結するもの。状況を正確に伝えることで誤解を防ぎ、コミュニケーションをスムーズにすることができます。

似ているようで、相手に与える情報は大きく異なるため、状況に応じて正しく選びましょう。

欠席を表す基本英語表現｜そのまま使えるフレーズ集

欠席の英語は “absent” だけではありません。状況に応じて言い換えが必要です。

主要動詞を押さえることで、さまざまなシーンに対応できます。

「欠席する」を表す主要動詞

「欠席する」は英語で一つの単語ではなく、場面やニュアンスによって複数の動詞が使い分けられます。

例えば be absent はフォーマル寄り、skip はカジュアル寄りというように、選ぶ動詞によって印象が変わります。
また日常会話・ビジネス・学校など、それぞれのシーンで自然に聞こえる動詞が異なるため、文脈に応じた使い分けが重要です。

どれも「欠席」を意味しますが、丁寧さや意図が変わるため状況に合った表現を選ぶことが大切です。

丁寧に欠席を伝える英語

ビジネスでは、欠席そのものよりも「どう伝えるか」が印象を左右します。特にネイティブは、直接的な否定よりも、クッション言葉を使った丁寧な言い回しを好みます。

「申し訳ない気持ち」「やむを得ない状況」が自然に伝わるフレーズを覚えておくと、突然の欠席でも失礼に感じさせません。

• I’m afraid I can’t attend…
  （残念ながら出席できません。）
• Unfortunately, I won’t be able to join…
  （あいにく参加することができません。）
• I sincerely apologize, but…
  （誠に申し訳ありませんが…）

これらの表現を文頭に置くだけで、相手への配慮がしっかり伝わる文章になります。

柔らかい言い方

ビジネスでも、必ずしもきっちりフォーマルな言い方だけが正解とは限りません。

状況によっては、角を立てない柔らかい表現のほうが自然で相手への印象も良くなります。特に社内のやり取りや、頻繁にコミュニケーションを取る相手との会話では、これらの表現を使うことでスムーズな関係性を保つことができます。

• It’s hard for me to attend…
  （出席するのは難しそうです。）
• I might not make it…
  （間に合わないかもしれません／参加が難しいかもしれません。）

直接的に「参加できない」と言わない分、相手に柔らかく状況を伝えることができます。

理由別・状況別で使える欠席フレーズ一覧

欠席の背景によって最適な表現は異なります。ここでは理由別に自然な英語を紹介します。

体調不良を理由に欠席

体調不良は欠席理由として最も一般的で、相手も理解しやすい理由です。ただしビジネスでは過度に個人的な症状を書く必要はなく、シンプルかつ丁寧に伝えるのが基本です。

会議や業務に支障が出る場合は、代替対応について触れるとより印象がよくなります。

例：

• I’m not feeling well today, so I can’t attend the meeting.”
  （今日は体調がすぐれないため、会議に出席できません。）
• I have a fever, so I need to rest at home today.
  （熱があるため、今日は自宅で休む必要があります。）

急用・スケジュール調整

急に予定が入った場合は、詳細を説明しすぎる必要はありませんが「急用が入った」という事実は明確に伝えましょう。

曖昧になりすぎると心象が悪くなるため、欠席せざるを得ない状況であることを丁寧に述べることが大切です。代替可能な場合は、その旨を示すと好印象です。

例：

• I have an urgent matter to deal with, so I won’t be able to join.
  （急用のため、参加することができません。）
• Something unexpected came up, and I need to take care of it.
  （予期せぬ予定が入ってしまい、対応が必要です。）

家庭の事情

家庭の事情による欠席も、細かい事情を説明する必要はなく簡潔に伝えることで十分です。

英語では “family matter” などの柔らかい表現を使うことで、必要以上に踏み込まずに理由を伝えることができます。礼儀として、相手への配慮の言葉を添えるとより丁寧になります。

例：

• Due to a family matter, I won’t be able to join.
  （家庭の事情により、参加ができません。）
• I need to attend to a family issue, so I will be absent today.
  （家庭の用事に対応する必要があるため、今日は欠席いたします。）

直前の欠席

直前の欠席連絡は相手に迷惑をかける可能性があるため、より丁寧な表現選びが重要です。

まず最初に「急な連絡で申し訳ない」という姿勢を示すと、誠実さが伝わります。理由を述べたあとに、可能であれば代替案やフォローを添えるとさらに良い印象になります。

例：

• I’m very sorry for the short notice, but I can’t attend the meeting.
  （直前のご連絡となり申し訳ありませんが、会議に出席できません。）
• I apologize for the late notice, but something urgent has come up.
  （急なご連絡で恐縮ですが、急用が発生してしまいました。）

学校の授業

学生が授業を欠席する際には、ビジネスほどフォーマルである必要はありませんが、丁寧に伝えることは変わりません。理由を明確に伝えることで、教員の理解が得られやすくなります。

また課題や内容の確認について触れることで、学習姿勢を見せることもできます。

例：

• I’ll miss the class today.
  （今日は授業を欠席します。）
• I’m feeling unwell, so I can’t attend the class today.
  （体調が悪いため、今日は授業に出られません。）

シーン別：欠席を英語で伝える実践例文

会議、商談、イベントなど状況によって最適な表現が変わります。

どれもそのまま使える実践的なフレーズなので、よく使う場面は覚えておくと便利です。

会議を欠席

会議の欠席はビジネスで最もよくあるケースのため、丁寧で簡潔なフレーズを身につけておくと役立ちます。

資料の共有を依頼する文を合わせて使うことで、フォローの姿勢も伝わります。

例：

• I can’t attend the meeting this afternoon. Could you share the materials later?
  （今日の午後の会議に出席できません。後ほど資料を共有していただけますか。）
• I won’t be able to join today’s meeting. Please let me know if there are any action items.
  （本日の会議には参加できません。アクション項目があれば教えてください。）

商談・面談の欠席

商談や面談の欠席は、相手のスケジュールに大きく影響するため、丁寧な謝意と代替案を示すことが重要です。

英語では “reschedule” や “another time” が頻繁に使われます。

例：

• I apologize, but I need to reschedule our appointment.
  （申し訳ありませんが、商談をリスケジュールさせてください。）
• Could we move our meeting to another time? Something urgent has come up.
  （急用が入ってしまったため、別の時間に変更できますか。）

セミナー・イベント

セミナーやイベントはフォーマル度が中程度のため、丁寧ながら簡潔な表現が適しています。

招待への感謝を添えると、好印象を与えることができます。

例：

• Thank you for the invitation, but I won’t be able to participate.
  （ご招待ありがとうございます。しかし参加が難しそうです。）
• I appreciate the offer, but I must decline this time.
  （お声がけいただき感謝しますが、今回は辞退いたします。）

代替案の提示

欠席する場合は、ただ断るだけでなく「別日で対応する意思」を示すと誠実さが伝わります。

相手の都合を尊重しつつ、柔らかく提案するのがポイントです。

例：

• Could we possibly arrange another time?
  （別の時間を調整することは可能でしょうか。）
• If it works for you, I’d be happy to meet on another day.
  （ご都合がよろしければ、別の日にお会いしたいです。）

メールで「欠席します」を伝える方法｜テンプレートつき

メールは「冒頭・理由・お詫び・代替案・締め」で構成すると、丁寧で失礼のない文章になります。

定型文を知っておくと、急な欠席でもスムーズに送れます。

テンプレート（ビジネスメール）

ビジネスで欠席連絡をメールで伝える場合は、構成をある程度固定しておくとスムーズです。

理由・お詫び・フォローの3つを短くまとめると、丁寧で相手に配慮のある文章になります。

相手への配慮を示す表現

欠席を伝える際は、相手の時間を尊重する一言を添えることで印象が大きく変わります。こうしたクッション表現は、英語のビジネスメールでは非常によく使われます。

• Thank you for your understanding.
  （ご理解いただきありがとうございます。）
• I appreciate your flexibility.
  （柔軟にご対応いただき感謝いたします。）

件名・冒頭・締め

欠席メールは「件名を明確に」「冒頭は簡潔に」「締めは丁寧に」という3つのポイントを押さえるだけで自然に伝わります。

特に件名は一目で内容が分かるものを選ぶことが重要です。

欠席を英語で自然に使いこなすためのコツ

欠席の英語表現を知っていても、それだけで使いこなせるようになるわけではありません。

実際に欠席に関する英語表現を使いこなすにはリスニング力が必要である理由と、その向上方法を解説します。

リスニング力が必要不可欠な理由

欠席に関する英語表現を使いこなすためには、フレーズそのものを覚えるだけでは不十分です。

実際の会話では英語特有の「音の変化」が起こるため、書かれた文字のまま聞こえないことが多くあります。（例：run away が「ラナウェイ」と聞こえる）

また欠席表現は単体で使われることはほとんどありません。

ビジネスの会話では、「なぜ欠席するのか」「どの条件なら参加可能か」といった前後の文脈を理解しないと、話の意図そのものをつかめないことが多いのです。

例えば“If the schedule doesn’t change, I won’t be able to attend.”（予定が変更されなければ、私は出席できません。）のように、「条件つきで参加できる／できない」を語らなければならない場面もよくあります。

つまり、「欠席するかどうか」を判断するには、その前後の説明や相手の意図を正確に聞き取れるリスニング力が欠かせません。

音声を“文字ではなく音のまま”理解できる力があってこそ、欠席表現を実践で使いこなすことができるのです。

シャドーイングで上達

前述の通り、「欠席」に関する英語表現を覚えても、実際の会話で相手の英語を正確に聞き取れなければ自然に使いこなすことはできません。

シャドーイングを英語学習に取り入れ、リスニング力を効果的に向上させましょう。

まとめ｜欠席の英語表現を使いこなしてビジネスで信頼される英語力を

“I can’t attend.”“I won’t be able to join.” など、欠席を表す英語表現にはいくつもの言い方があります。それぞれのニュアンスを理解し、ビジネス・日常・学校などシーンに合わせて使い分けられるようになるだけで、コミュニケーションの質は大きく変わります。

そして何より重要なのは、相手の英語を正確に聞き取り、その意図を理解できることです。

欠席の表現は単体で使われることはほとんどなく、前後の文脈や条件（「スケジュールが変われば参加できる」など）を理解できなければ、やり取りそのものを正しく解釈できません。

そのためにも、日頃からリスニング力を鍛えることが欠かせません。まずは、実践的な「音の聞き取り」を鍛えるシャドーイングを日常の学習に取り入れてみましょう。

プロのフィードバックで伸びるシャドーイングアプリ「シャドテン」

欠席の英語表現を“聞いて理解し、自然に使えるようになりたい”という方におすすめなのが、シャドーイング特化型アプリ「シャドテン」です。

シャドテン最大の特徴は、プロがあなたのシャドーイング音声を毎日添削してくれること。英語特有の音声変化（リエゾン・脱落・弱形）を中心に良かった点と改善点を丁寧にフィードバックしてくれるため、実践的なリスニング力が効率よく伸びます。

さらに教材は1000以上、アクセントは4種類と豊富。自分のレベルや目的に合った素材でシャドーイングできるので、自身の英語レベルや学習目的に合った教材でトレーニング可能です。

加えて、AB再生・スピード調整・スクリプト表示切り替えなど“シャドーイングしやすさ”に徹底的にこだわった機能も充実しています。忙しいビジネスパーソンでも、無理なく続けられる仕様です。

ただフレーズを覚えるだけではなく、「聞ける」「使える」英語力をしっかり身につけたい――。そう感じている方は、ぜひシャドテンを試してみてください。

英語の欠席連絡も、ビジネスコミュニケーションも、格段にスムーズになります。

また、当社公式LINEの「友だち追加」をしてアンケートにお答えいただくと「リスニング力向上に役立つWeb book」が受け取れます。 リスニングに役立つ情報もLINEで配信していますので、ぜひこの機会にご登録ください。