書類は英語でこう書く！ビジネス・公式文書の表現と作成のコツを紹介

ビジネスの現場で欠かせないのが、契約書・申請書・報告書といった「書類」です。

しかし、いざ英語で作成しようとすると「document？」「form？」「certificate？」と迷ってしまったり、直訳調で不自然な文章になってしまったりする人も多いのではないでしょうか。

この記事を読めば、

• ビジネスや公式の場で使える「書類」関連の基本英語表現
• 書類の種類別・目的別に使い分けられる定型フレーズ
• 正確な文書を書くために必要なリスニング力とその鍛え方

などがわかりますよ。

「英語の書類を正しく、自然に書けるようになりたい」「外資系企業でも通用する文書スキルを身につけたい」という方は、ぜひ最後までご覧ください。

英語の書類はただの翻訳では通用しない

英語でビジネス書類を書こうとしたとき、「日本語の文章をそのまま英訳すればいい」と考えていませんか？

しかし実際には、単語を機械的に置き換えただけの英文は、相手にとって不自然で失礼に聞こえることが少なくありません。

まずは英語の書類はただの翻訳では通用しない理由や、日本人がやりがちな間違いを見ていきましょう。

書類の英訳で「単語を置き換えるだけ」では不自然になる理由

多くの日本人がやりがちな失敗が、「日本語の文章をそのまま英単語に置き換える」やり方です。

例えば「本書は〜を証明します」を “This paper proves ~” と訳すと、意味は伝わっても非常に不自然です。正しい表現は “This document certifies that ~” のように、英語圏のビジネスで使われる慣用表現を使う必要があります。

英語では、文章そのものがフォーマルな「書き言葉」として成立しているかどうかが重視されるため、語彙だけでなく「言い回し」まで意識することが欠かせません。

日本人が書類英語でよくやりがちなミス

典型的な誤りには次のようなものがあります。

• カジュアルすぎる表現を使ってしまう
• 文体が口語的でフォーマルな場に合っていない
• 主語・述語の構造が曖昧で読み手に伝わりづらい

例えば、「〜をご確認ください」を “Check this.”（これを確認して） としてしまうと、命令的な印象になってしまいます。

ビジネス文書では、“Please review the attached document.”（添付の書類をご確認ください） のように、丁寧で明確な表現を用いることが大切です。

また、主語・述語の関係が曖昧な文章もよくあるミスです。

例えば以下のようなものがあります。

✕ “The request approved.”（その依頼 承認した）

 動詞が受動態として正しく使われていないため、「誰が承認したのか」「どういう意味なのか」が不明確です。

〇 “The request was approved by the manager.”（その依頼はマネージャーによって承認されました）

 主語・述語・行為者を明確にすることで、読み手が内容を正確に理解できます。

このように、英語では「誰が」「何を」「どうしたか」という構造を明確に示すことが、読み手にとってわかりやすく信頼性の高い文章につながります。

正確な書類を書くには「文脈」と「意図の理解」が欠かせない

英文書類を書く際に重要なのは、「この文書は何のために」「誰に向けて」「どのような立場で」書いているのかという背景を意識することです。

例えば、顧客との契約書と社内報告書では、使う語彙も構成もトーンもまったく異なります。

日本語でも「お願い」と「報告」では文体が変わるように、英語でも文脈と意図に応じた言い回しを選ぶ必要があります。

英語の書類に使われる基本表現・定型文をマスターしよう

正確で自然な書類英語を書くためには、まず基本となる単語やフレーズ、定型文を知っておくことが重要です。よく使われる表現をストックしておけば、書類作成がぐっとスムーズになります。

英語の書類に使われる基本表現・定型文を紹介します。

まず覚えたい！よく使われる書類の英単語・表現集

書類関連の英単語は、状況によって使い分けが必要です。

よく登場する語彙や表現を見ていきましょう。

document / paper / form / certificate の使い分け

◆document：もっとも一般的な「書類」。報告書・契約書・申請書など幅広く使える

例：Please submit the required documents by Friday.
（必要書類を金曜日までに提出してください）

◆paper：研究論文や公式な文書というニュアンスが強く、日常的な「書類」とは少し異なる。

例：He published a paper on marketing strategy.
（彼はマーケティング戦略に関する論文を発表しました）

◆form：記入して提出する「申請書」や「記入用紙」

例：Please fill out this form and hand it in at the counter.
（この用紙に記入してカウンターに提出してください）

◆certificate：「証明書」。公式な証明文書に使われる。

例：You will receive a certificate upon completion of the course.
（コース修了時に証明書が発行されます）

同じ「書類」でも、文脈や目的によって使う単語が異なります。

例えば社内報告書なら document、大学への提出書類なら form、資格関連なら certificate といったように、状況に応じて正確な単語を選ぶことが大切です。

「提出する」「署名する」「承認する」などの実務表現

◆submit a document（書類を提出する）

例：We need to submit the proposal by the end of the week.
（私たちは今週末までに提案書を提出する必要があります）

◆sign the form（書類に署名する）

例：Please sign the form before sending it back.
（返送する前にこの用紙に署名してください）

◆approve the request（申請を承認する）

例：The manager approved the request immediately.
（マネージャーはその申請をすぐに承認しました）

◆attach the file（ファイルを添付する）

例：I attached the file to this email for your reference.
（参考のため、このメールにファイルを添付しました）

書類作成における動詞表現は、相手への印象を左右します。

命令的にならないよう「please」や丁寧な表現を加えると、よりフォーマルで好印象な文章になります。

頻出！フォーマルな定型文・ビジネスフレーズ

書類作成で役立つ定型表現を覚えておくと、プロらしい文章がすぐに書けるようになります。

以下はビジネス文書や公式な書類でよく使われるフレーズです。

◆This document certifies that…（本書は〜を証明します）

例：This document certifies that Mr. Tanaka has completed the training program.
（本書は田中氏が研修プログラムを修了したことを証明します）

◆Please find attached…（添付書類をご確認ください）

例：Please find attached the updated contract for your review.
（ご確認用に、更新後の契約書を添付いたしました）

◆We hereby confirm…（ここに〜を確認いたします）

例：We hereby confirm that the payment has been successfully processed.
（支払いが正常に処理されたことをここに確認いたします）

◆Enclosed please find…（同封の〜をご査収ください）

例：Enclosed please find the original copy of the signed agreement.
（署名済み契約書の原本を同封しておりますのでご査収ください）

◆Should you have any questions…（ご不明点がありましたら…）

例：Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
（ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください）

これらの表現は、メールや公式書類、契約文書などあらゆる場面で使われる頻出フレーズです。

直訳ではなく「決まり文句」として暗記しておくと、英語での文書作成が格段にスムーズになります。

書類の種類別｜英文での書き方・構成と注意点

書類と一口に言っても、報告書、契約書、申請書、履歴書など種類によって構成や表現は異なります。

ここではよく使われる書類の種類別にポイントを整理します。

ビジネス書類（報告書・依頼書・契約書など）の基本構成

ここでは、報告書・依頼書・契約書など、あらゆるビジネス文書に共通する基本フォーマットを解説します。

件名・宛名・本文・署名などフォーマットの解説

ビジネス書類は以下のような構造が基本です。

◆件名（Subject）：文書の要点を簡潔にまとめる

例：Subject: Quarterly Sales Report
（件名：四半期売上報告書）

◆宛名（To / Dear）：相手の役職や立場に応じた敬称を使用する

例：Dear Mr. Johnson,
（ジョンソン様へ）

◆本文（Body）：目的・背景・詳細・結論の順に整理し、読み手がすぐに理解できるよう構成する

例：We are writing to provide an update on the project’s current status.
（本プロジェクトの進捗状況について報告します）

◆署名（Signature）：役職・会社名・連絡先などを明記する

例：

　Sincerely,

　Taro Tanaka
Sales Manager
ABC Corporation

どの種類のビジネス文書でも、これらの要素を押さえることで「読みやすく、信頼される」書類になります。

特に件名と本文冒頭は、相手が最初に目を通す重要な部分です。

伝わる書き方のポイントと敬語表現

書類を「読みやすく」「丁寧に」するための基本ルールも押さえておきましょう。

• 長すぎる文章は避け、1文を短く簡潔にまとめる
• 受動態を使って丁寧な印象を出す
  例：The request was approved.（申請は承認されました）
• “Could you please…” や “We would appreciate it if…” のような丁寧表現を使う

例：

• Could you please review the attached document?
  （添付書類をご確認いただけますでしょうか）
• We would appreciate it if you could send us your feedback.
  （ご意見をいただけますと幸いです）

日本語の「です・ます調」と同様、英語にもフォーマルな文体があります。

直接的すぎる表現を避け、丁寧な言い回しを使うことで、ビジネス相手との信頼関係が深まります。

提出書類・申請書類の書き方

役所や企業への提出書類では、定型表現を使うことでミスを防ぎ、信頼感を高められます。

特に申請や同意書などの公式文書では、形式や言い回しが正確であることが何よりも重要です。

申請書・同意書・委任状などで使う定型文

◆I hereby apply for ~（〜を申請いたします）

例：I hereby apply for a visa to enter the United States.
（米国への入国ビザを申請いたします）

◆I agree to the terms and conditions.（条件に同意します）

例：I agree to the terms and conditions stated in the agreement.
（契約書に記載された条件に同意します）

◆I authorize Mr. Smith to act on my behalf.（〜氏に代理を委任します）

例：I authorize Mr. Smith to act on my behalf regarding this matter.
（本件についてスミス氏に代理権を委任します）

公式な提出書類では「I hereby（ここに〜する）」などのフォーマルな語句がよく使われます。

単語だけでなく、決まり文句として覚えておくとスムーズに書けるようになります。

提出時のチェックリストとNG表現

• 添付漏れがないか確認する
• 日付や氏名などの正式表記を誤らない
• カジュアルな言い回し（例：“I want…”）は避ける

NG例：I want to apply for a visa.
（ビザを申請したいです）

カジュアルすぎて公式文書には不向きです。

改善例：I hereby apply for a visa to enter the United States.
（米国への入国ビザを申請いたします）

公式な申請文書では、「〜したい（want）」などの主観的な表現ではなく、「〜を申請します（apply）」のような客観的・事務的な言い回しを使うのが鉄則です。

履歴書・職務経歴書・カバーレターの書き方

採用担当者は、応募者の文章から「論理性」「言語運用力」「ビジネススキル」などを読み取ります。

ただ英語で書ければ良いというわけではなく、内容の整理力・表現の的確さが評価の大きなポイントです。

外資系企業で評価される文書表現

◆I am writing to express my strong interest in ~（〜への強い関心を表明するためにご連絡しております）

例：I am writing to express my strong interest in the Marketing Specialist position at ABC Corp.
（ABC社のマーケティングスペシャリスト職に強い関心を持ち、応募いたします）

◆My experience in ~ has equipped me with ~（〜の経験により、〜のスキルを身につけました）

例：My experience in project management has equipped me with strong leadership and communication skills.
（プロジェクト管理の経験により、優れたリーダーシップとコミュニケーションスキルを身につけました）

応募文書では、形式だけでなく「説得力」も重要です。

主張の根拠を数値や具体例で示すと、より評価されやすくなります。

自己PR・志望動機を自然な英語で書くコツ

• 具体的な成果・数値を入れて説得力を高める
• ポジティブで前向きな表現を心がける

例：During my previous role, I successfully increased sales by 30% through targeted marketing strategies
（前職では、ターゲットマーケティング戦略により売上を30％向上させました）

自己PRは事実と成果を簡潔に述べるのがポイントです。

英語では「曖昧な表現」よりも「具体的な数字・行動・結果」を明記する方が効果的です。

正確な書類作成には「リスニング力」が不可欠な理由

書類作成＝ライティング力と思われがちです。

たしかに書類作成にライティング力は必要ですが、実は「正しい内容」を書くにはライティング力だけでは十分ではありません。

正確な書類作成には「リスニング力」が不可欠な理由を解説します。

会議内容・要件を聞き取れないと正しい書類は書けない

ビジネス文書の多くは、メールやチャットなどの「文字情報」ではなく、会議・打ち合わせ・電話といった口頭でのやりとりをもとに作成されることも多いです。

そのため、要件や相手の意図を正確に聞き取れなければ、文書が本来の目的からずれてしまい、場合によってはビジネス上のトラブルにつながることもあります。

例えば、以下のような例を考えてみましょう。

 “We might consider extending the deadline.”
（締め切りを延長するかもしれません）

might は「可能性」を示す表現であり、まだ決定ではありません。「延長する」を確定事項として捉え議事録にまとめてしまうと、誤情報になります。

この違いを正確に聞き取れるかどうかが、書類の正確性に直結します。

細かなニュアンスを誤解すると文書が不正確になる

ビジネスでは、「依頼」と「命令」、「提案」と「条件提示」のような微妙なニュアンスの違いが重要な意味を持ちます。

リスニング力が不十分だと、こうした差を正しく理解できず、書類の内容が誤った方向へ進んでしまう可能性があります。

例：“Could you prepare the draft by next week?”
（来週までに草案を準備していただけますか？）

これは依頼であり、強制ではありません。

書類でも「依頼」として表現する必要があります。

“You are required to submit the draft by next week.”
（来週までに草案を提出する必要があります）

こちらは義務・命令です。

これを「依頼」と誤解すると、内容が大きく食い違います。また、提案と条件提示も同様です。

“We suggest revising the budget.”（予算の見直しを提案します） → 提案

“We will proceed only if the budget is revised.”（予算が見直された場合のみ進めます） → 条件付き

細部のニュアンスを聞き取る力がなければ、文書は正確性を欠き、取引先との信頼関係を損ねるリスクもあります。

ビジネスにおける「書く力」は、実は「聞く力」に大きく依存しているのです。

シャドーイングでリスニング力を高めて書類英語も自在に使いこなそう

書類作成力を高めるには、単語や文法の知識だけでなく、実際の英語を「聞いて理解する力」を鍛えることが不可欠です。

そのために効果的なトレーニングが「シャドーイング」です。

シャドーイングとは何か

シャドーイングとは、英語音声を聞きながら1〜2語遅れて声に出す学習法です。

スクリプトを見ずに耳だけを頼りに再現することで、音声知覚が鍛えられ、会話のスピードにも対応できるようになります。

シャドーイングの効果

意味を理解した上で学ぶことで、会議内容を的確に文書化し、実務で使える表現力へとつながります。

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シャドーイングを効果的に続けたいなら、シャドーイング特化型アプリ「シャドテン」の活用がおすすめです。

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これにより、独学では気づけない発音のクセや聞き取りの弱点を的確に改善できます。また、4つのアクセントと1000以上の教材が用意されているため、自分のレベルにあった教材で練習できるのも魅力です。

さらにABループ再生、速度調整、スクリプト表示切り替えなどの機能も充実しており、効率よく学習を進められます。

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