英語でのビジネスメールって何を書けばいい？基本構成と表現を解説！

• 丁寧に書いたつもりなのに、相手に言いたいことが伝わっていなかった…

そんな苦い経験がある人も多いでしょう。

結論から言うと、英語でのビジネスメールは、メールのフレームと頻出の表現をおさえることで格段に取り組みやすくなります。

この記事を読めば

• 英語ビジネスメールの基本構成
• ビジネスメールで使える英語表現
• 的確なメールを書くにはリスニング力が必須である理由

などがわかりますよ。

自信を持って英語でビジネスメールを書けるようになりたい方は、ぜひご一読ください。

英語ビジネスメールの基本構成とマナー

敬称を間違えて気まずい思いをしたり、件名が長すぎて相手に伝わりにくくなってしまったり…。

こういった初歩的ミスは、ビジネスメールのフレームを先に覚えれば一気に解消します。

「相手に伝わりやすいテンプレ」をしっかりとおさえ、シーンや状況にあった単語・フレーズに置き換えれば、適切で伝わりやすいメールになるもの。

英語ビジネスメールの基本構成やマナーを確認していきましょう。

件名の付け方：要点と目的を一目で示す

受信トレイでは、件名だけがクリック前に読者の目に触れます。

ここで「何を」「いつまでに」「誰が」をはっきりさせないと、メールは後回しにされがちです。

まずは結論（目的）＋識別語（分類タグ）の2要素で、5～10語に収めるのが理想です。

良い例	意図
[Action Required] Q3 Budget Approval （要対応：第3四半期予算承認）	承認依頼と緊急度を同時に提示
[Reminder] Meeting Agenda – 15 Jul （リマインダー：7月15日会議アジェンダ）	日付入りで検索性を高める

特に以下の3つを意識しながら件名をつけるのがポイントです。

宛名・敬称・CC/BCCの正しい使い分け

宛先の選定は、メール後のアクション責任を明確にする作業です。

日本語でのメールと同じく、To＝実務担当、CC＝情報共有、BCC＝匿名共有 と覚えておけば混乱しません。

フィールド	主な役割	英文例
To:	行動を依頼する相手	Dear Ms. Tanaka, （田中様）
CC:	経過のみ知りたい関係者	FYI, team. （ご参考までにチーム各位）
BCC:	社内で状況把握が必要／相手にアドレスを非公開	（— BCCは本文に書かない）

なお敬称は、肩書きが性別敬称より優先となるのが基本です。
例えば鈴木博士（男性）の場合、Mr. SuzukiではなくDr. Suzukiとなります。

また日本企業との取引に慣れた会社では、最近は日本語の敬称である「-san」が使われることも増えています。

例：James-san

-sanは性別などを問わず使える便利な敬称であり、様子を見ながら使ってみるのも良いでしょう。

冒頭挨拶と背景提示で第一印象を決める

メール冒頭の文章で、読み手からの第一印象は決まります。

「挨拶 → 背景 → 目的」を基本に、要点のわかりやすい感じの良い文章を書きましょう。

この3文で「時系列」と「依頼内容」を示せるため、本文を読む前に相手が状況を把握できます。なお、ある程度関係のできた会社とのやりとりでは、1の挨拶はHelloやHiといったカジュアルな挨拶でも大丈夫です。

様子を見ながら、冒頭のフレーズを決めましょう。

本文：目的→要点→行動依頼をロジカルに配置

本文は PREP法（Point-Reason-Example-Point）を使うと、情報量が多くても相手にわかりやすく伝えることができます。

• Point（結論）
• Reason（理由）
• Example（具体例・データ）
• Point（再結論・依頼）

例：

We need to postpone the release date by one week.
（結論：リリースを１週間延期する必要があります。）

The development team discovered a critical bug during final testing.
（理由：最終テストで重大なバグが見つかりました。）

Details are outlined in the attached report.
（具体例：詳細は添付レポート参照。）

Please confirm whether the new launch date, 22 Aug, is acceptable.
（再結論・依頼：8月22日の新日程で問題ないかご確認ください。）

結びの定型句と署名フォーマットを整える

締めくくりは「感謝」か「行動依頼＋締めの一言」で終えるとスッキリまとまります。

シーン	定型句	例文
感謝	Thank you for your prompt attention.	迅速なご対応ありがとうございます。
依頼	I look forward to your feedback by Friday.	金曜日までにご意見をいただけると幸いです。

メール最後の署名は、以下のポイントをおさえながらテンプレートを作っておきましょう。

• 氏名 → 役職 → 会社名を縦にそろえる。
• 国際取引が多い場合は、国番号付き電話番号を忘れずに。

例：

Best regards,

Kenji Yamamoto

Sales Manager | ABC Co., Ltd.
+81-3-1234-5678 | kenji.y@abc.com

シーン別・ビジネスメール英語フレーズ集

前述した英語ビジネスメールの基本をおさえたら、あとはシーンごとのフレーズを当てはめていくだけで適切なビジネスメールが書けるようになります。

英語ビジネスメールで使えるシーン別フレームをご紹介します。

依頼・催促・リマインド

タスクをお願いしたり締切を促したりするときは、①丁寧な依頼 → ②具体的な期限 → ③感謝の一言をセットで書くと角が立ちません。

催促はクッションになる語彙を添え、相手の負担感を下げる配慮が鍵です。

目的	例文	ポイント
依頼	Could you please provide the updated figures by 5 p.m. JST? （本日17時までに最新数値をご共有いただけますか？）	「please＋具体時刻」で明確かつ丁寧
催促	Just a gentle reminder that the deadline is tomorrow. （明日が締切であることを念のためお知らせいたします。）	“gentle” で圧迫感を軽減
丁寧なお願い	We would appreciate it if you could review the attached draft. （添付案のご確認をお願いいたします。）	仮定法で婉曲に依頼

謝罪・不具合報告で誠意を伝える

ミスを報告するときは謝罪だけではなく、原因 → 対策を順番に示すと信頼回復が早まります。数値や日程の誤りは「何をどう補うか」まで述べると好印象です。

ステップ	例文	解説
謝罪	Please accept my sincere apologies for the oversight in the invoice. （請求書に不備があり、深くお詫び申し上げます。）	“sincere” で真摯さを強調
原因	We have identified the root cause and are working on a fix. （原因を特定し、現在対応中です。）	主語を We にして主体的に
対策提示	We will issue a corrected invoice by 3 p.m. today. （本日15時までに修正版を発行いたします。）	具体時刻で行動を確約

スケジュール調整：会議日程・納期延期

調整メールは代替案を複数提示し、相手に選択肢を与えると合意が得やすくなります。

延期依頼では「理由＋新提案日」のワンセットが鉄則です。

例：
Would Wednesday 10 a.m. work for you?
（水曜10時はいかがでしょうか？）

Due to unforeseen circumstances, we need to request an extension until 20 July.
（やむを得ない事情により、締切を7月20日まで延長させてください。）

見積依頼・価格交渉・請求・支払い督促

お金が絡むやり取りは「数字・条件を明記→根拠を示す→次のアクション」を徹底しましょう。

督促では “friendly reminder” を使い、最終的には支払方法を再提示してフォローします。

シーン	例文	コツ
見積依頼	Could you send us a detailed quotation for 500 units? （500個分の詳細見積をお送りいただけますか？）	数量を明記
価格交渉	Is there any flexibility in the pricing for orders over 1,000 units? （1,000個超の注文で価格調整は可能でしょうか？）	“flexibility” でソフトに
督促	This is a friendly reminder that invoice #123 is now overdue. （請求書#123の支払期限が過ぎておりますのでご確認ください。）	“friendly” でトーンを和らげる

添付案内・資料共有・フォローアップ

添付を伝えるときはファイル名＋要約1行の徹底が、添付確認漏れ防止の鍵です。フォローアップでは「前回メール→本題→次の手続き」という流れでつなげましょう。

例：
Please find the revised proposal attached (Proposal_v2.pdf).
（改訂提案書 Proposal_v2.pdf をご覧ください。）

For your reference, I have included last quarter’s data below.
（ご参考までに前四半期のデータを以下に添付します。）

紹介メールで第三者をスマートにブリッジ

紹介メールは自分→相手A→相手Bの順で役割を明示するとスムーズです。コピーに入れる相手の専門分野や今後のアクションを一文で説明しましょう。

例：

I’m copying Ms. García, our logistics specialist, who will assist you moving forward.
（今後サポートを担当する物流スペシャリストのガルシアをCCに入れております。）

Let me introduce Mr. Chen, who oversees the APAC market.
（APAC市場を統括するチェンをご紹介します。）

一斉送信・時差配慮・文化差への対応

内容に時間を含むメールを複数国に送る場合は 、時刻のUTC併記＋シンプル表現が基本です。

例：
Dear All,（各位）

We will deploy the update at 08:00 UTC (17:00 JST).
（アップデートは協定世界時08:00〔日本時間17:00〕に実施します。）

また、過度な謙遜や比喩表現は直訳すると誤解を招くことがあります。事実関係をシンプルに述べるほうが国際ビジネスでは好まれます。

ビジネスメールが的外れになる原因と解決策

「なぜ丁寧に書いたのに伝わらないのか？」

――原因の1つに挙げられるのはリスニング力不足です。会議やプレゼンに関するメールを送る際、リスニング力が不足していれば

• 英語会議で要点を取りこぼす
• 推測でメールを書く
• 追加質問が発生

という悪循環が発生してしまうからです。

英語でのビジネスメールを適切なものにするには「リスニング力」が重要である理由と、リスニング力を向上させる方法を解説します。

会議内容を誤解するとメールもブレる

会議で得た情報が不正確だと、その後に送るメールも要点がずれてしまいます。

特に数字と主体（誰がやるか）の2点は、ミスが連鎖しやすい要注意ポイントです。

よくある誤解	具体例	起きやすい原因	防止策
数字の聞き間違い	We need fifty units by Friday.（金曜日までに50台が必要）を fifteen と誤認	弱母音 /ɪ/ と二重子音 /ft/ の曖昧さ	数字が出た瞬間にチャット欄へタイプして視覚化
タスク主体の取り違え	You will prepare the slides.（あなたが資料を作成）を “We” と覚え込み社内で丸投げ	“You / We / I” の語頭弱形が聞き取りづらい	誰が実行者か不明なら即その場で “Just to confirm, will I be…?” と口頭確認

例：Could you clarify whether we or you will handle the draft?
（その下書きを担当するのは私たちか、そちらかご確認いただけますか？）

最近はリアルタイムでの字起こし機能も格段に向上しています。

こういった機能を活用し、会議中に「要点メモ＋仮メール草案」を作り、数字と担当者に間違いがないようにしましょう。

“聞く→理解→書く”を支えるリスニング精度が必須

適切なメールを書くには、前述の通り「リスニング力」も重要です。シャドーイングを英語学習に取り入れ、リスニング力や発音力を向上させましょう。

シャドーイングを英語学習に取り入れることで、英語会議での聞き間違いや聞き逃しが減ります。

正しく英語が聞き取れるようになってこそ、学んだビジネスメールのフレームも活きるもの。また発音やリズムも向上するため、会議内での発話にも自信をもつことができるようになります。

さらにシャドーイングで用いるスクリプトの意味を理解しながらシャドーイングを実施することで、耳と口を刺激しながら文法や単語を学ぶこともでき、机上で学ぶだけよりも格段に英語知識が定着しやすいのもメリットです。

まとめ｜英語ビジネスメールはフレーム×シャドーイングで攻略

難しいと思われがちな英語のビジネスメールですが、フレームやシーン別の表現を覚えることで格段に取り組みやすくなります。一方で会議やプレゼンでの内容が聞き取れなければ、それに関するビジネスメールは的外れなものになりがちです。

シャドーイングを英語学習に取り入れリスニング力を向上させ、ビジネス英語メールを攻略しましょう。

シャドーイングにおすすめなのが、シャドーイングに特化したアプリ「シャドテン」です。

シャドテンには以下のような特徴があり、ビジネスメールのフレームや表現学習と並行して実施することで、「聞く→書く」をスムーズに繋げられるようになります。

聞く力が変われば、メールも変わります。シャドテンでは7日間の無料体験も実施しているので、この機会にぜひ使いやすさを実感してください。

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