- 退職することになり、お世話になった人たちに英語で退職の挨拶メールを送りたいけれど、どのような表現を使えばよいのかわからない…。
日常的なビジネスメールと違い、退職時のメールは送信する機会がほぼなく、いざその機会が来たときに戸惑ってしまう人は多いもの。
この記事を読めば
- 退職挨拶メールの重要性
- 英語での退職挨拶メールの基本構成
- 社内・社外別の英語での退職メール例
などがわかりますよ。
失礼なく前向きな印象を与えながら退職したいと考える方は、ぜひご一読ください。
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退職挨拶メールとは？ ─ 目的・ビジネスマナー・送信タイミング
退職挨拶メールは、単なる「お世話になりました」の一斉送信ではありません。
相手との関係を次のステージにつなげる“最後の名刺”です。ここでは送信タイミングやマナーを押さえ、読み手の心に残る一通へ仕上げるポイントを解説します。
目的：感謝・退職日・今後の連絡先を伝える理由
退職挨拶メールは単なるお別れのあいさつではなく、読み手との信頼関係を“次の章”につなげるためのビジネス文書です。
必ず以下の3点を明示しましょう。
| コア情報 | 具体的に書くべき内容 | 例文 |
|---|---|---|
| 感謝 | 具体的な支援や協力へのお礼を一文で示す | Thank you for your guidance during the ABC project. （ABCプロジェクトでのご指導に感謝いたします） |
| 退職日 | 実際の最終出勤日を日時込みで明示 | My last day will be September 30, 2025. （最終出勤日は2025年9月30日です） |
| 今後の連絡先 | 私用メールやLinkedInなど、今後も連絡が取れる窓口 | You can reach me at yuko.t@example.com. （今後のご連絡は yuko.t@example.com までお願いします） |
これらを正しく入れることで、相手は「いつまでに何を引き継げばいいか／どこに連絡すればいいか」を即座に把握でき、ポジティブな印象のまま円満に送り出してくれます。
送信タイミングと相手別リスト（個別 vs. 一斉）
挨拶メールは誰に・いつ送るかで受け手の受け止め方が大きく変わります。基本は「影響度が大きい順に個別 → 最後に一斉」です。
| 対象 | 推奨タイミング | 目的 |
|---|---|---|
| 社内上司・役員 | 退職2〜3週間前 | 直属の承認者に最優先で知らせ、引き継ぎ方向を握る |
| 取引先 | 退職1〜2週間前 | 後任者紹介とプロジェクト継続の安心感を提供 |
| チーム／同僚 | 最終出勤日の前日 | 実務フォローと感謝を同時に伝える |
| 全社一斉 | 最終出勤日当日午前中 | 社内全体への正式通知。個別済みのため“寝耳に水”感を防止 |
個別メールを先に送ることで、キーパーソンが「噂で知った」「BCCでまとめられた」と不快に感じるリスクを回避できます。
CC・BCC／件名の基本ルール
件名は一目で内容が分かるシンプルなものにし、送り方は社内外・人数で切り替えます。
◆件名テンプレート
・Farewell & Thank You – Yuko Tanaka
・Moving On: Contact Details Inside
◆CC / BCC の使い分け
1.社内・取引先への個別メール
後任者と直属上司を CC に入れ、引き継ぎ相手を即示す。
例：I have CC’d my successor, Kenji Ito, for a smooth transition.（後任の伊藤をCCしました）
2.社外一斉メール
アドレス帳漏れを避けるため、相手同士が見えないよう BCC で一括送信。個別返信先を自分に限定し混乱を防ぎます。
3.社内全社メール
社内では部署別メーリングリストを TO に入れ、重複送信を避ける。最後に「返信はこのアドレスへ」と一言添えると、相手は迷わずリアクションできます。
英語退職挨拶メールの基本フォーマット
「何を書けばよいか」より「どの順番で書くか」が仕上がりを左右します。下記フォーマットをベースに、相手や状況に合わせて肉付けしましょう。
件名（Subject）の書き方テンプレート
受信トレイでまず目に入るのが件名です。長すぎると途中で切れ、短すぎると内容が伝わりません。
「退職を知らせる」「感謝を伝える」「連絡先が入っている」――この3要素を15〜40文字以内で示すのが理想です。
| NG例 | 改善例 | 解説 |
|---|---|---|
| A Note from Yuko （ユウコからのメモ） | Farewell & Thank You – Yuko Tanaka （退職のご挨拶と感謝 – 田中優子） | 内容が曖昧→キーワード Farewell / Thank You で即内容が分かる |
| Hello Everyone, Moving On! （皆さんへ：転職します） | Moving On – Contact Details Inside （転職のご報告 – 連絡先あり） | 冒頭の感嘆符やカジュアル語を削り、読み手が必要な情報を一目で把握 |
導入句：退職通知の冒頭表現
冒頭は“結論ファースト”が鉄則です。退職日と会社名を盛り込み、読む側の「いつ？」を即解消しましょう。
例：I am writing to let you know that I will be leaving ABC Corp as of 30 September 2025.
（2025年9月30日付でABC社を退職することをお知らせいたします）
数字＋月＋年で書くと、国・地域による日付の読み違いが起こりません。
本文① 退職理由を失礼なく簡潔に述べるコツ
退職理由は“上を目指す・環境が変わる”の2つで十分。ネガティブな社内事情や批判は避け、次の一歩を示す言葉を選びましょう。
例：
I have decided to pursue a new opportunity in the fintech industry.
（フィンテック業界で新しい機会に挑戦するため、退職を決意しました）I will be relocating to São Paulo for personal reasons.
（個人的な事情によりサンパウロへ転居する予定です）
どちらも1文で完結させ、詳細の掘り下げは求められた場合にのみ対応します。
本文② 感謝を伝える自然なフレーズ集
「ありがとうございました」だけでは冷たい印象になりがちです。相手との共通体験を添えることで、一通のメールが心に残るものになります。
例：
Thank you for your unwavering support over the past three years.
（この3年間にわたる変わらぬご支援に深く感謝申し上げます）I truly appreciated your guidance during the XYZ project.
（XYZプロジェクトでのご指導に心より感謝いたします）
“期間＋成果物”の組み合わせを意識すると具体性が一段と高まります。
本文③ 今後の連絡先と関係継続のお願い
「連絡したいのに宛先が分からない」という事態を防ぐため、私用メールかLinkedInのどちらかを提示すると良いでしょう。
例：
Please feel free to reach me at yuko.t@example.com or via LinkedIn (linkedin.com/in/yukotanaka).
（今後のご連絡は yuko.t@example.com、またはLinkedIn までお気軽にお寄せください）I hope our paths cross again and would be delighted to stay in touch.
（またご一緒できる日を楽しみにしております。今後ともよろしくお願いいたします）
後任者がいる場合は、別段落でその連絡先も明示するとより親切です。
締めくくり挨拶（Closing）と署名(Signature)の書式
クロージングは本文のトーンに合わせ、温かみ重視なら Warm regards,フォーマル重視なら Sincerely, が無難です。署名には役職・会社名を残しつつ、“Former” を付けて現在の立場を明確にします。
例：
Warm regards,（心より感謝を込めて）
Yuko Tanaka
Former Global Sales Manager | ABC Corp.
M: +55-11-1234-5678
E: yuko.t@example.com
署名は3〜4行に収めると読みやすく、モバイルでの改行崩れも防げます。
【社内・社外別】退職時に使える英語の挨拶メール例
退職の挨拶は相手が誰かでトーンが大きく変わります。以下のテンプレをベースに、自分の言葉に置き換えてみてください。
≪社内≫上司・マネージャー向けフォーマル版
直属の上司には、「貢献 → 成長 → 引き継ぎ」の流れでロジカルかつ丁寧にまとめるのが鉄則です。
転職理由はシンプルに触れるだけにし、上司のサポートが自身のキャリアを押し上げた事実を具体例とともに伝えましょう。
加えて後任者をCCに入れ、引継ぎや顔合わせが完了している安心感を示すことがポイントです。
例：
Subject: Farewell and Thank You – Yuko Tanaka
Dear Mr. Smith,
I am writing to let you know that I will be leaving ABC Corp on 30 September 2025 to pursue a new opportunity in fintech.
（フィンテック分野での新たな挑戦のため、2025年9月30日付で退職いたします）Working under your leadership has been the highlight of my career. Your strategic guidance during the Global Expansion Project helped me grow both professionally and personally.
（御社のグローバル展開プロジェクトで頂いたご指導は、私のキャリアの礎となりました）I have handed my current projects to Kenji Ito (CC’d) and prepared comprehensive handover documents.
（現在の案件は CC の伊藤に引き継ぎ、詳細な引継ぎ資料を作成済みです）Please keep in touch: yuko.t@example.com / +55-11-1234-5678.（今後ともご連絡は上記までお願いいたします）
Warm regards,
Yuko Tanaka
≪社内≫同僚・チーム向けカジュアル版
チームメイトには「温かい思い出の共有」と「これからも続くつながり」を強調します。顔文字や軽い絵文字を入れてもビジネスマナー上問題なく、チームの雰囲気を反映すると好印象です。
日付は略式「30 Sept」など短めに書き、読みやすさを優先します。
例：
Subject: I’ll Miss Our Coffee Chats
Hi Team,
Just a quick note to let you know I’ll be leaving on 30 Sept. Thank you for the countless brainstorming sessions, late-night deadlines, and laughter we shared.
（9月30日に退職します。数え切れないブレストや徹夜の締切、そして笑いをありがとう！）Find me on LinkedIn—let’s grab coffee when you’re in São Paulo!
（LinkedIn でつながりましょう。サンパウロに来たらコーヒー行きましょうね！）Cheers,
Yuko
≪社外≫取引先・顧客向けビジネスフォーマル版
取引先には、「退職連絡 → 功績の感謝 → 後任紹介 → 今後のサポート表明」を順序良く配置し、プロジェクトの連続性を担保します。
件名には会社名と「Account Transition」などを入れて、受信フォルダで即座に要件が把握できるようにしましょう。
例：
Subject: ABC Corp – Account Transition Notice
Dear Ms. Davis,
I am writing to inform you that I will be departing ABC Corp as of 30 September 2025. Collaborating with you on the LATAM Expansion has been an honor.
（2025年9月30日をもちまして退職いたします。LATAM展開でご一緒できたことは光栄でした）Your new point of contact will be Kenji Ito (kenji.ito@abc.com | CC’d). Kenji has been fully briefed and will ensure a seamless transition.
（後任は CC の伊藤です。十分に引継ぎを行っておりますのでご安心ください）Thank you once again for your partnership and trust. Should you need anything, feel free to reach me at yuko.t@example.com.
（これまでのご信頼に改めて感謝申し上げます。私でお手伝いできることがあれば、上記までご遠慮なくご連絡ください）Sincerely,
Yuko Tanaka
メールだけでは終わらない──口頭での退職挨拶とリスニング力の重要性
書面での挨拶が整っても、最終日のスピーチやオンライン会議でうまく聞き取れないと台無しです。
ここでは“耳”を鍛える重要性と即効性のある学習法を紹介します。
英語の退職スピーチで聞き漏らしが起こるポイント
退職スピーチは「最後の印象」を左右する大舞台ですが、周りの発言を聞き取り損ねると感謝やジョークに反応できず気まずい沈黙が生まれます。
とくに次の3点が要注意です。
1.大事な人名や数字が取れない
例：“Let’s thank Maria for closing 15 key deals this year.”
（今年15件の大型案件をまとめたマリアに感謝しましょう）
名前や数字は聞き直しづらく、逃すとスピーチの流れを乱します。
2.ジョークや比喩を拾えず笑うタイミングを逸する
例：“I’ve learned that a sales target is like a treadmill—you never really stop running.”
（売上目標はランニングマシンのようなもの——走り続けるしかありませんね）
笑うべき箇所で反応が遅れると「話を聞いていない人」という印象になってしまいます。
3.自分宛ての感謝を聞き逃す
例：“Special thanks to Yuko for her unwavering optimism.”
（常に前向きな姿勢でチームを支えたユウコに特別な感謝を）
ほめ言葉をスルーすると相手の好意に応えられず損をします。
これらの失敗はすべて「音を瞬時に意味へ変換するリスニング筋力」が不足しているサインです。次項のトレーニングで強化しましょう。
リスニング力向上にはシャドーイングが最短ルート
忙しいビジネスパーソンでも短時間で耳と口を同時に鍛えられるのがシャドーイング。具体的なメリットは以下の3つです。
【シャドーイングの効果】
- 1〜2語遅れで復唱し、音声知覚と反応速度を同時強化
原音を追いかけることで「聞く→口に出す」をリアルタイムで回し、脳内処理を高速化。 - 意味を考えながら声に出すことで、文脈把握と語彙定着を並行学習
“I’m grateful for the opportunity.”（この機会に感謝しています） と音と意味をセットでアウトプットすることで、単語が使える知識へ昇華します。 - 弱形・リンキングを再現し、ネイティブのリズムや発音を身体に染み込ませる
“I’m gonna” → /ˈgənə/ のような音声変化を自分の口で再現すると、自然なスピードの英語も聞き取りやすくなります。また発話になれることで、実際に英文を発話するのも楽になります。
ぜひシャドーイングを英語学習に取り入れ、リスニング力とスピーキング力を効果的に鍛えましょう。
まとめ｜退職挨拶メール×シャドテンで円満なキャリアチェンジを実現
英語での退職挨拶メールは、基本のフォーマットをおさえ、相手別にトーンと敬語レベルを調整することで、失礼なく要件をスムーズに伝えることができるようになります。
一方で、退職時には口頭での挨拶もあるのが一般的です。相手の言っていることを聞き取るリスニング力がなければ適切に反応できず、いくら退職時の挨拶メールを完璧にしても、良い印象は与えられません。
リスニング力強化に努め、適切に対応できるようにしましょう。
社会人のリスニング力強化におすすめなのが、シャドーイングに特化したアプリ「シャドテン」です。シャドテンには以下のような特徴があり、継続することでリスニング力が格段に向上します。
【シャドテンの特徴】
◆プロによる毎日の添削
毎日プロから英語の音声変化を中心とした発音に関するフィードバックが提供されます。自分の発音の良い点や改善すべき点を具体的に知ることができるため、自己流で学んでいるだけでは見逃しがちなポイントをしっかり修正できます。独学で学ぶより、はるかに効率的にリスニング力向上が可能です。
◆1000以上の教材
さまざまな題材や4つの異なるアクセントを網羅した1000以上の教材が用意されています。これにより、実際の会話でよく使われるフレーズや表現を、異なるアクセントで学べます。
◆シャドーイングに最適な機能
AB再生（繰り返し再生機能）やスピード調整機能、スクリプト表示切り替え機能など、シャドーイングを効果的に行うための豊富な機能が搭載されています。これらの機能を使いながら、自分のペースでスピーキングの練習ができ、発音やリズムの改善が図れます。
シャドテンでは7日間の無料体験も実施しているので、この機会にぜひ使いやすさを実感してください！
シャドーイングするならシャドテン
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