ビジネスシーンで「理由」を英語で的確に伝える？シーン別フレーズ収録！

「納期が遅れた理由を英語で聞かれて言葉に詰まった」――そんな経験はありませんか。

取引先や社内の意思決定者に納得してもらうには、筋の通った“理由説明”が不可欠です。しかし、実際のやり取りでは相手の英語を正確に聞き取り、瞬時に論理だてて返すリスニング力が大きな差を生みます。

本記事では ビジネスメール・会議・プレゼン でよく求められる理由表現を網羅し、聞き取る力を前提にどう伝えるかを具体的に解説します。読み終えた頃には、どんな場面でも自信をもって理由を説明できるはずです。

リスニング力が理由表現で不可欠な理由

英語で理由を述べる場面では、相手からの質問や追加情報を瞬時に把握し、因果関係を整理して返答する必要があります。

リスニング力が不十分だと、論点の取り違えが生じやすく、的外れな説明になりがちです。

さらに言い換え・要約の余裕がなくなり、単語の直訳に頼った不自然な英語になりやすい点もリスク。逆に聞き取る力があれば、相手の言い回しをそのまま借りてロジックを合わせる「ミラーリング」や、重要語を拾って結論から端的に示す「トップダウン・リスポンス」が可能になります。

つまりリスニング力は、理由説明の精度と説得力を支える土台なのです。

ビジネスメールでの理由表現

納期変更から価格改定まで、メールで理由を説明する機会は日常茶飯事です。以下の4つのカテゴリー別に、相手の納得感を高めるフレーズを押さえましょう。

納期遅延・支払い遅延の事情を丁寧に報告・謝罪する

製造ラインや決済フローの遅延は早期共有が命。まず遅延を認め、原因・新スケジュール・再発防止策をセットで述べると誠意が伝わります。

英語フレーズ	日本語訳
We sincerely apologize for the delay in delivery.	納品遅延につきまして、心よりお詫び申し上げます。
The shipment has been delayed due to unforeseen logistics issues.	予期せぬ物流上の問題により、出荷が遅れております。
Please accept our apologies for the late payment.	支払いの遅延につきまして、ご容赦ください。
We expect to complete delivery by May 5.	納品は5月5日までに完了見込みです。
We appreciate your understanding as we resolve this matter.	本件解決までご理解を賜れますと幸いです。

サービス停止・納品物不備の理由を明確に伝える

原因を隠さず開示し、現状・対策・再発防止策を時系列で説明するのが信頼回復の近道です。

英語フレーズ	日本語訳
We are currently experiencing a temporary service outage due to maintenance.	メンテナンス作業のため、一時的にサービスが停止しております。
The disruption was caused by a critical system update.	重大なシステム更新が障害の原因でした。
We discovered a defect and are arranging replacements immediately.	不備を確認したため、ただちに交換品を手配しております。
Please allow us to explain the cause of this interruption in detail.	中断の原因を詳細にご説明させてください。
Preventive measures have been implemented to avoid recurrence.	再発防止策は既に実施済みです。

価格改定・仕様変更・ライセンス更新の背景を説明する

利害が直結するトピックは、根拠データと顧客メリットをセットで示すと理解が得やすくなります。

英語フレーズ	日本語訳
We will adjust our pricing effective June 1 due to rising material costs.	原材料費高騰に伴い、6月1日より価格を改定いたします。
The specification has been updated to improve compatibility.	互換性向上のため仕様を更新いたしました。
Kindly note that your license will renew automatically on July 31.	ライセンスは7月31日に自動更新されますのでご留意ください。
The price revision reflects enhanced product features.	価格改定は機能強化を反映したものです。
This change ensures long-term sustainability for both parties.	本変更により双方の長期的な安定取引が実現します。

会議欠席・契約解除・解雇・異動の理由を丁寧に断り・共有する

デリケートな内容ほど、感情面への配慮と具体的事情の説明をバランス良くするようにしましょう。

英語フレーズ	日本語訳
I regret that I must cancel today’s meeting due to an urgent matter.	緊急の用件により、本日の会議をキャンセルせざるを得ません。
We have decided to terminate the contract in line with clause 4.2.	条項4.2に基づき、契約を解除することといたしました。
I will be transferring to our head office next month.	来月、本社へ異動となりましたのでご報告いたします。
Regrettably, we must proceed with redundancy due to restructuring.	事業再編のため、やむを得ず人員削減を実施いたします。
Your understanding regarding my absence would be greatly appreciated.	会議欠席につきまして、ご理解いただけますと幸いです。

会議・プレゼンでの理由説明

聞き手が多い場では、データ→結論→提案の順に話すと納得を得やすくなります。以下の3シチュエーション別のフレーズを活用しましょう。

決定理由・プロセス改善の根拠を論理的に述べる

意思決定の背景を示す際は、数値指標や比較データを盛り込み、論理の飛躍を防ぐことが鍵です。

英語フレーズ	日本語訳
Our decision is based on market data showing a 15% demand drop.	市場データで需要が15％減少していることを根拠に決定しました。
Process optimization will cut lead time by 20%.	プロセス改善によりリードタイムを20％短縮できます。
The team favored option B because it offers better scalability.	拡張性の高い案Bをチームとして支持しました。
We prioritized customer feedback when selecting the final approach.	最終案の選定では顧客の声を最優先しました。
This improvement aligns with ISO 9001 requirements.	本改善はISO 9001の要件に適合します。

新規投資・価格交渉・コスト増加の背景をプレゼンする

投資判断や価格改定では、リスクとリターンをセットで示し、将来メリットを具体化しましょう。

英語フレーズ	日本語訳
The investment aims to capture the rapidly expanding APAC market.	本投資は急成長中のAPAC市場を取り込むことを目的としています。
We propose a 5% price increase to offset raw-material inflation.	原材料費の高騰を補うため、5％の価格引き上げを提案します。
Automation will lower long-term operational costs by 30%.	自動化により長期的な運用コストを30％削減します。
Our pricing request is backed by the latest commodity index trends.	価格調整は最新の指数動向を根拠としています。
The additional budget is needed to meet enhanced safety standards.	追加予算は強化された安全基準を満たすために必要です。

提案内容の根拠を説得力を持って伝える

提案を通すには、実績データ・業界ベンチマーク・ROI など多角的エビデンスを示すのが有効です。

英語フレーズ	日本語訳
Our proposal leverages AI to reduce error rates by 30%.	提案はAI活用によりエラー率を30％削減します。
Case studies show a 25% ROI among similar clients.	類似顧客のケーススタディでは25％のROIを確認しています。
The projected payback period is under 12 months.	想定回収期間は12か月以内です。
This solution aligns with your digital transformation goals.	本ソリューションは貴社のDX目標に合致しています。
Benchmarking indicates our approach offers the best cost-performance ratio.	ベンチマーク結果から最も高いコストパフォーマンスが示されています。

プロジェクト運営における理由共有

スケジュール変更や外部パートナー選定など、プロジェクトでは“途中で方針が変わる理由”を明確に示す場面が頻繁に発生します。聞き手の納得を得るには、背景→判断→今後の対応をセットで伝える流れが不可欠です。

プロジェクト中止の理由を英語で報告する

計画停止はネガティブに聞こえがちですが、「学び」と「次の一手」を織り込むと前向きな印象になります。

英語フレーズ	日本語訳
We have decided to discontinue the project due to budget constraints.	予算上の制約により、本プロジェクトを中止する決定をいたしました。
The project objectives no longer align with our strategic priorities.	プロジェクト目的が当社の戦略優先事項と合致しなくなりました。
Market conditions have shifted, reducing the initiative’s viability.	市場環境の変化により、当施策の実現可能性が低下しました。
Key findings from the pilot phase indicate limited ROI potential.	パイロット段階の結果から、ROIが限定的であることが判明しました。
We will redirect resources to higher-impact activities effective immediately.	直ちにリソースをより効果の高い活動へ再配分いたします。

アウトソーシングの利点を理由付きで提案する

外部委託の提案では、「定量メリット＋社内リスク低減」の二軸で説明すると合意形成が早まります。

英語フレーズ	日本語訳
Outsourcing will reduce operational costs by an estimated 25%.	アウトソーシングにより運用コストを約25％削減できます。
External specialists can accelerate delivery by two weeks.	外部の専門家を活用することで納期を2週間短縮可能です。
The vendor offers industry-leading quality certifications.	委託先は業界最高水準の品質認証を保有しています。
This approach allows our team to focus on core competencies.	社内チームは中核業務に専念できるようになります。
A scalable contract model minimizes long-term financial risk.	スケーラブルな契約形態により長期的な財務リスクを抑えます。

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人事・採用・キャリア関連での理由説明

キャリア形成や人材配置を巡るやり取りでは、動機や判断基準を“納得感のある物語”として提示することが重要です。

採用選考の志望動機を英語でまとめる

「なぜ当社か」「なぜ今か」を定量データや具体エピソードで裏付けると説得力が増します。

英語フレーズ	日本語訳
I am drawn to your mission of accelerating clean-energy adoption.	貴社のクリーンエネルギー普及促進という使命に強く共感しています。
My five years of SaaS sales experience align with your growth stage.	SaaS営業で培った5年の経験が貴社の成長フェーズに合致します。
I am eager to contribute by expanding your APAC client base.	APACの顧客基盤拡大で貢献したいと考えています。
Your mentorship culture resonates with my professional values.	メンターシップを重視する社風が私の価値観と一致します。
The role offers an opportunity to leverage my bilingual skills fully.	本職務では私のバイリンガルスキルを最大限活用できます。

ビザ申請・研修参加の動機を英語で作成する

行政書類や社内申請では、「目的→期待成果→企業への貢献」を端的に記述します。

英語フレーズ	日本語訳
The training will equip me with advanced project-management skills.	本研修により高度なプロジェクト管理スキルを習得できます。
Obtaining the visa is essential to support our U.S. market expansion.	ビザ取得は米国市場拡大を支えるために不可欠です。
The program’s curriculum directly addresses our current skill gaps.	本プログラムの内容は当社のスキルギャップを直接補完します。
I will share key insights with the broader team upon completion.	研修終了後、得た知見を全社に共有いたします。
The certification meets regulatory requirements for future projects.	本資格は将来の案件に必要な規制要件を満たします。

人事異動や解雇の理由を丁寧に説明する

相手の感情面に配慮しつつ、組織戦略との整合性を示すと透明性が高まります。

英語フレーズ	日本語訳
The transfer aims to utilize your expertise in our Tokyo branch.	東京支社で専門性を活かしていただくための異動です。
The restructuring necessitates a reduction in overlapping roles.	再編に伴い職務重複を削減する必要がございます。
Your new position will provide broader leadership opportunities.	新ポジションではより広範なリーダーシップ機会が得られます。
Unfortunately, business conditions require us to eliminate this role.	残念ながら、経営状況により本職務を廃止せざるを得ません。
We will offer comprehensive support during the transition period.	移行期間中は全面的なサポートを提供いたします。

レポート・調査・分析での理由付け

データドリブンな説明では、「出典の信頼性」と「ビジネスへの示唆」をセットにすることで一貫性が生まれます。

調査結果・市場分析の根拠を英語でレポートする

調査の方法論と主要ファインディングを対比させると、結論の妥当性が際立ちます。

英語フレーズ	日本語訳
The survey sampled 500 respondents across five regions.	本調査は5地域で500名を対象に実施しました。
Data indicate a 12% year-on-year growth in online sales.	データによればオンライン売上は前年比12％成長しています。
Our analysis attributes the uptick to mobile-first purchasing trends.	成長要因はモバイル購買の潮流にあると分析されます。
The findings validate our plan to expand e-commerce channels.	本結果はECチャネル拡大計画を裏付けるものです。
Appendix A provides detailed methodology and raw data.	付録Aに詳細な方法論と生データを掲載しています。

内部監査の結果を英語でまとめる

監査報告は「評価→ギャップ→是正策」の3段階で示すと、アクションの優先度が明確になります。

英語フレーズ	日本語訳
The audit confirmed compliance with 95% of policy requirements.	監査の結果、ポリシー要件の95％を遵守していることが確認されました。
We identified gaps in data-backup procedures.	データバックアップ手順にギャップが見つかりました。
Corrective actions include weekly integrity checks.	是正措置として毎週の整合性チェックを実施します。
Management has approved the remediation plan effective immediately.	経営陣は即時適用の改善計画を承認済みです。
A follow-up audit is scheduled for Q3 to verify progress.	進捗確認のため、第3四半期にフォローアップ監査を予定しています。

クレーム対応や株主に理由を説明する

クレーム対応や株主説明では、冒頭で原因を示しつつ今後の対策を提示し、リスクと信頼の両面をケアする姿勢が問われます。以下では、顧客クレームと株主向け報告それぞれに最適化した理由説明フレーズを整理します。

クレーム対応で原因を英語で的確に示す

原因を隠さず開示し、影響・是正策・再発防止策を時系列で伝えることで相手の不満を最小化できます。

英語フレーズ	日本語訳
We sincerely regret the inconvenience caused by the delayed shipment.	納期遅延によりご不便をお掛けしましたこと、深くお詫び申し上げます。
Our investigation shows the issue originated in the packaging line.	調査の結果、包装ラインに原因があったことが判明しました。
The delay was due to an unexpected system outage yesterday.	昨日の予期せぬシステム障害が遅延の要因です。
Corrective measures have been implemented to prevent recurrence.	再発防止策はすでに実施済みです。
A replacement unit will be dispatched within 24 hours at no extra cost.	交換品を24時間以内に無償で発送いたします。

株主に判断理由を英語で共有する

株主への説明は「データ＋戦略意図」で合理性を示し、将来のリターンを具体化すると納得が得られます。

英語フレーズ	日本語訳
This decision is driven by our commitment to long-term sustainable growth.	この決定は長期的な持続的成長への取り組みに基づくものです。
The board approved the strategy after careful market-trend analysis.	市場動向を綿密に分析したうえで、取締役会が戦略を承認しました。
Rising raw-material costs necessitated the price adjustment to protect margins.	原材料費の高騰により利益率維持のため価格調整が不可欠となりました。
Divesting the non-core business will free up capital for high-growth areas.	ノンコア事業を売却することで成長領域への投資資本を確保します。
We project a 12% ROI within 18 months based on conservative assumptions.	保守的な前提でも18か月以内に12％のROIを見込んでいます。

まとめ｜シャドーイングで理由表現とリスニング力を同時強化

この記事では、メール・会議・レポートからクレーム対応まで、ビジネスで“理由”を英語で伝えるための具体フレーズを網羅しました。いずれの場面でも鍵となるのは、相手の英語を正確に聞き取り、因果関係を瞬時に整理するリスニング力です。

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